Planowanie dla początkujących – jak zacząć planować z Nozbe

Masz tysiące spraw, które domagają się twojej uwagi i nie wiesz, za co się zabrać. Piętrzą się zadania, spotkania, rzeczy do zrealizowania, a ty masz poczucie, że tracisz kontrolę nad wszystkim.

Spokojnie, znam ten stan. Byłam w nim, a raczej – jedną nogą – nadal jestem.

I zapewniam cię, że skoro osoba niezorganizowana, wiecznie czegoś zapominająca i zawodowy prokrastynator (taka jak ja), była w stanie się ogarnąć, ustalić cele i konsekwentnie je realizować – ty też dasz radę!

W poprzednich odcinkach miesiąca SMART planowania nauczyliśmy się tworzyć cele i wykorzystywać aplikacje do śledzenia postępów w realizacji nawyków. Przed nami jeszcze jednak niezmierzony ocean obowiązków domowych, spotkań, wizyt u lekarza i zwyczajnych sprawunków, które też wypadałoby okiełznać i uporządkować.

Dziś zapraszam na poradnik o podstawach planowania.

Poziom zerowy to kalendarz, na przykład ten od Google. Napisałam o planowaniu za pomocą kalendarza Google obszerną notkę na blogu, jeśli chcesz wiedzieć więcej – odsyłam cię do niej.

Tylko wróć tu później, dobra? Mamy sporo do obgadania!

Poziom pierwszy to zaprzyjaźnienie się z aplikacjami do planowania i efektywne ich wykorzystanie. Chciałabym ci przedstawić Nozbe.

Czytelniku – oto Nozbe.

Nozbe – oto Czytelnik.

Poznajcie się!

Nozbe to aplikacja do planowania i podwyższania produktywności stworzona przez Polaka, Michała Śliwińskiego. Korzystają z niej między innymi: wspomniany na blogu, przy okazji Trzech Poziomów, Mirek Burnejko i Michał Szafrański.

Oparta jest na znanej i lubianej metodzie GTD, czyli Getting Things Done, która ułatwia tworzenie planów i realizowanie celów tak, by nie tylko zaczynać, ale i kończyć to, co się robi.

Darmowa wersja Nozbe umożliwia rozplanowanie 5 projektów. Dla początkujących będzie to zupełnie wystarczające.

Jeśli chciałbyś prowadzić więcej projektów w Nozbe lub zaprosić kogoś do współkorzystania z aplikacji, musisz wykupić wersję premium. Gdy skorzystasz z tego linka i opłacisz Nozbe, otrzymasz miesiąc gratis. Ja zresztą też, więc to w sumie interes życia, prawda? :)

Jak zacząć planować z Nozbe?

Nagadałam ci o planach, strategiach, 10-letnich celach, które mam ustalone i pewnie myślisz: „Jezus Maria, ta Dołżycka ma wszystko poukładane na tip-top, ja tak nie dam rady!”

No to mam dwie wiadomości:

Po pierwsze, nie musisz mieć tak samo, jeżeli nie chcesz. Wyluzuj trochę!

Po drugie, zacząć planować jest bardzo łatwo i jeśli wydaje ci się, że w głowie masz tylko chaos i dwa ostatnio obejrzane odcinki „Przyjaciół”, to nic nie szkodzi. Ogarniemy.

Ale najpierw:

1. Zainstaluj Nozbe wszędzie, gdzie się da

Serio. Wyjdź z tego posta (jestem najgorszym blogerem na świecie, bo ciągle cię wyganiam…). Idź na stronę Nozbe. Zarejestruj się. A potem zainstaluj aplikację na każdym urządzeniu, którego używasz i wróć na mojego bloga.

Nozbe nie będzie działać, jeśli nie będziesz do niego zaglądać – to chyba jasne.

Ja mam je zainstalowane na komputerze w domu i w pracy, na komórce i tablecie. Żebym w każdej chwili mogła sprawdzić zadania do wykonania lub zapisać kolejne.

Jeśli nie lubisz aplikacji, możesz korzystać z webowej wersji Nozbe. Pamiętaj tylko, że wtedy będziesz do niego zaglądać prawdopodobnie dużo rzadziej niż przy pomocy powiadomień na pulpicie i w telefonie.

A skoro już przy tym jesteśmy, to:

2. Skonfiguruj Nozbe dla maksymalnej efektywności

Włącz powiadomienia push w telefonie. Powtarzam, włącz pushe w telefonie! To znaczy: pozwól Nozbe wysyłać ci wiadomości na ekran. Uwierz, podziękujesz mi za to.

A oprócz tego:

Ustaw powiadomienia

Nie zajmuj się na razie dodawaniem żadnych projektów, tylko śmigaj od razu do zakładki Ustawienia > Powiadomienia i zgódź się na wysyłanie wszystkich powiadomień, jakie tylko są możliwe. Nie daj się zaskoczyć wewnętrznemu leniowi.

Dzięki temu codziennie rano zobaczysz swój plan na bieżący dzień, a wieczorem przypomnisz sobie, co czeka cię jutro.

Stwórz 5 projektów

Według GTD projektem jest każde przedsięwzięcie, które wymaga więcej niż jednego kroku. Zadzwonienie do członka rodziny jest zadaniem, ale wybranie się wspólnie na obiad jest projektem (bo musisz się umówić, wybrać miejsce, zdecydować w co się ubierzesz itp.). Projekty to twoje centrum zarządzania.

W darmowej wersji masz ich do dyspozycji tylko 5, ale możesz oszukać nieco system i podzielić je według obszarów, o których rozmawialiśmy w odcinku o planowaniu celów, albo na przykład zastosować taki podział:

• OSOBISTE – wszystko, co jest związane z twoim hobby i dowolnymi prywatnymi sprawami: żoną, dziećmi, psem, znajomymi itp. ;)
• PRACA – wszystko, co dotyczy etatu, prowadzenia firmy, freelancerki – dowolnie.
• DOM – sprawunki, rzeczy do załatwienia, takie jak: sprzątanie, remonty, wizyty elektryka.
• FINANSE – opłacanie rachunków, podsumowania pieniężne, cele finansowe – to, co w tej kwestii potrzebujesz mieć pod kontrolą.
• CYKLICZNE – ta kategoria przyda się do trzymania w ryzach twojego planowania, omówimy ją później.

Zintegruj Nozbe z innymi aplikacjami

Przezorny zawsze ubezpieczony. Jestem nieuleczalnym prokrastynatorem i wiem dobrze, że nawet jeśli poustawiam sobie wszystkie możliwe powiadomienia, to i tak mogę „nie zauważyć” wiadomości od Nozbe.

Jak się zabezpieczam? Integruję aplikację z kalendarzem Google, żeby na pewno nic mi nie uciekło. Tobie też to proponuję, przyda nam się później.

Moje Nozbe połączone jest też z Evernote, żebym mogła podpinać notatki dotyczące większych projektów i w ten sposób mieć wszystko pod ręką. Możesz też dołączyć Dropboxa czy Google Drive, jeśli do twoich zadań potrzebne będą internetowe foldery.

3. Spisz WSZYSTKO, co ci siedzi w głowie

To nie jest tak, że najwięksi ogarniacze mają jakąś wyjątkową pamięć. Wręcz przeciwnie. Mistrzowie mają dobry plan, odpowiednie narzędzie i regularnie z niego korzystają.

A przede wszystkim dosłownie WSZYSTKO zapisują.

I do tego posłuży ci skrzynka spraw w Nozbe. To miejsce, do którego wrzucamy to, co chcemy załatwić. Od projektów i zadań zapisane tu rzeczy różnią się tym, że nie mają jeszcze daty ani godziny wykonania, nie są też przypisane do żadnej kategorii.

I znów – jeśli założyłeś już Nozbe, przerwij teraz czytanie (znowu cię wyganiam…), daj sobie pół godziny i wpisz w skrzynce wszystko, co ci teraz chodzi po głowie. Nie przejmuj się, czy zadanie będzie pasować do jakiejś kategorii, czy jest SMART, czy nie – to ogarniemy później.

Po prostu wrzuć tam wszystko – od tego, że nie masz spodni i wypadałoby kupić, po plany wakacyjne, rzeczy do pracy i spotkanie z przyjaciółmi.

Wypisuj tak długo, aż skończy się czas. Zobaczysz, ile spraw zaprząta twoją głowę.

Dobra wiadomość – od teraz będziesz musiał pamiętać tylko:

1. Żeby do Nozbe wpisywać wszystko, co wymaga załatwiania.
2. Żeby każdego dnia sprawdzić, co akurat jest do zrobienia.

Super, prawda?

A teraz zobowiąż się przed samym sobą, że będziesz do Nozbe wpisywać każde swoje zadanie i obowiązek na świecie. Jeśli używasz wersji desktopowej, masz do tego specjalne okienko. Na komórce są widżety (iOS), możesz też po prostu otworzyć aplikację.

Podczas wpisywania nie przejmuj się czasem, wybieraniem kategorii itp. Po prostu zapisz rzecz do zrobienia, gdy tylko o niej pomyślisz.

4. Uporządkuj zadania i rozłóż je w czasie

Teraz właśnie jest czas na to, by przyporządkować zadania do projektów i osadzić je na osi czasu. Po prostu weź każdą sprawę z listy i:

1. Zastanów się, do którego z 5 projektów przynależy. Jeśli do żadnego, możesz zamienić któryś z proponowanych przeze mnie na „Różne” albo podzielić je zupełnie inaczej!
2. Zastanów się, czy zadanie jest precyzyjne i czy przez przypadek nie wymaga dodatkowych działań. Na przykład zadanie „prezent dla Taty” to, pardon my French, dupa a nie zadanie, bo nie wiadomo, co z tym prezentem zrobić. Kupić? Dać? Wymyślić? Po pierwsze więc nadaj celowi tryb rozkazujący „Kup prezent dla Taty”. Po drugie zastanów się, jakie dodatkowe kroki potrzebne są, by to zadanie wykonać. W tym wypadku może to być:
   • research w internecie
   • zapytanie mamy
   • kupno prezentu
   • wręczenie prezentu (np. na wspólnym obiedzie, który też trzeba zaplanować)
3. Ustaw dodatkowe parametry dla każdego zadania:
   • Data wykonania
   • Godzina wykonania – konkretną zawsze dodaję do spotkań, dzięki czemu widzę je też w kalendarzu Google – jako podwójne zabezpieczenie, żeby nic mi nie uciekło. Wychodzę z założenia, że pozostałym zadaniom nie przypisuję godziny – bo nie wiem, o której akurat będę mieć chwilę, żeby je wykonać. Ale jeśli chcesz, to się nie krępuj!
   • Czas trwania – przydatny, żeby nie zaplanować sobie za dużo zajęć na jeden dzień.
   • Kategoria – to dodatkowa forma porządkowania zadań, również zgodna z GTD. Jeśli w ciągu dnia mam do napisania pięć maili, lepiej je wszystkie zblokować w jeden ciąg i zrobić to za jednym zamachem, niż rozbijać na kilka godzin. Albo kiedy mam kilka spraw do załatwienia na mieście, to mogę tak ułożyć dzień, by załatwić wszystko naraz.
   • Częstotliwość – jeśli jakieś zadanie wymaga powtarzania, ustal od razu jego częstotliwość i nie przejmuj się już więcej pamiętaniem o nim!

5. Planowanie dnia – najpierw zjedz żabę!

Wszystko zaplanowane, jesteś gotowy do startu! Codziennie w zakładce priorytety będą pojawiać się zadania do wykonania danego dnia. Jeśli nie ustalisz daty, trafią tu też zadania wyróżnione przez ciebie gwiazdką (możesz ją zaznaczyć podczas planowania).

Rozkład dnia to zupełnie inna para kaloszy, ale jest jedna, najważniejsza zasada, która zawsze pozwoli ci popchnąć twoje działania do przodu.

Na początku dnia zjedz żabę. Metaforycznie oczywiście. Chodzi o wykonanie najtrudniejszego albo najmniej przyjemnego zadnia z samego rana. Zamiast odwlekać w nieskończoność, po prostu zajmij się nim zaraz po przebudzeniu lub na początku pracy i ciesz się dniem bez frustracji i odkładania spraw na później.

Czy to jest proste? Zdecydowanie nie! Czy warto? Zdecydowanie tak.

6. Kochaj, ale sprawdzaj – rób dzienne i tygodniowe podsumowania

Ależ jesteś poukładany – masz projekty, zadania, daty, może i nawet jakieś specjalne kolorki przypisane do kategorii. Po prostu żyć nie umierać!

Pamiętaj tylko, że wszystko umrze śmiercią naturalną, jeśli nie będziesz sam siebie sprawdzać. Przecież do tej pory nie byłeś mistrzem planowania (tak zakładam, bo czytasz właśnie poradnik dla początkujących, więc nie obrażaj się od razu!).

To będzie działać wyłącznie wtedy, gdy będziesz stosować się do reguł. Dlatego w swoim rozkładzie zadań wyznacz czas na podsumowania i planowanie. Może to wyglądać na przykład tak:

1. Rano sprawdzasz, co jest do wykonania danego dnia.
2. W trakcie dnia realizujesz zadania i wrzucasz do skrzynki odbiorczej to, czym chcesz zająć się w najbliższym czasie.
3. Wieczorem odhaczasz wszystkie zadania, które udało się wykonać i przenosisz na następny dzień te, których się nie udało. Pamiętaj tylko, żeby tego drugiego nie robić za często!
4. Sprawdzasz skrzynkę odbiorczą, zamieniasz spisane tam rzeczy na konkretne zadania do zrobienia, ustalasz daty, priorytety itd.
5. Zaglądasz do zakładki kalendarz w Nozbe i sprawdzasz, co jest do zrobienia jutro. Przesuwasz rzeczy, których nie dasz rady wykonać na inny termin. Nie powinno ci to zająć więcej niż 5 minut.
6. Powtarzasz punkty 1-5 następnego dnia.
7. Raz w tygodniu, na przykład w niedzielę, planujesz następny tydzień. Wpisujesz w odpowiednie miejsca wszystkie terminy, przypisujesz do kategorii itp. Nie powinno ci to zająć więcej niż pół godziny.

7. Pamiętaj, żeby pamiętać, czyli jak być naprawdę regularnym

Mój sposób na regularne planowanie jest prosty – mam od tego osobny projekt w Nozbe. Nazywa się „Cykliczne” i wpisane są tam wszystkie zadania związane z metaplanowaniem, czyli planowaniem planowania.

Oprócz regularnych zadań mam w systemie zapisane też podsumowanie dnia i planowanie dnia, planowanie tygodnia, a także miesiąca czy roku. To po prostu kolejna rzecz do wykonania, dzięki czemu pamiętam, by systemu używać.

W „Cyklicznych” mam też rzeczy związane z nawykami, tj. pamiętanie, by uzupełnić Habitbulla albo inne aplikacje do produktywności.

Zabezpieczam się z każdej strony, żeby nie wypaść z obiegu.

To już koniec podstawowego poradnika planowania z pomocą Nozbe. Wiele przydatnych wskazówek na ten temat znajdziesz na blogu Nozbe oraz w książce Michała Śliwińskiego „10 kroków do maksymalnej produktywności”.

Jak planować z Nozbe Premium

Jeśli czujesz, że 5 projektów to dla ciebie za mało albo chciałbyś pracować w więcej osób, możesz sprawdzić płatne plany w Nozbe (pamiętaj, że jeśli zarejestrujesz się z mojego linka afiliacyjnego, dostaniesz dodatkowy miesiąc gratis!).

Ja korzystam z planu SOLO, który umożliwia nieograniczoną liczbę projektów dla jednej osoby. Jeśli chciałbyś zacząć planować z żoną / mężem / przyjacielem / chłopakiem / dziewczyną, to dobrą opcją będzie plan DUO.

A co z Nozbe Teams?

Nozbe Teams to najnowsze dziecko ekipy Nozbe. Ma wszystkie zalety „zwykłego” Nozbe – jest bardzo przejrzyste i proste w obsłudze. Ma natomiast dużo więcej funkcji, umożliwiających pracę zespołową – na przykład przypomnienia, sekcje i podglądanie aktywności wszystkich w zespole.

To wszystko, co dziś przygotowałam dla ciebie w związku z Nozbe. Mam nadzieję, że już wiesz, jak zacząć planować. Co ważne, zasady z tego tekstu możesz bez problemu wdrożyć w dowolnym narzędziu do planowania opartym na zasadzie GTD, na przykład w Todoist. Miłego planowania!