Przeskakiwanie od zadania do zadania. Spotkania. Maile. Telefony. Powiadomienia z social media. Życie przeciętnego właściciela małego biznesu to ciągła walka o czas. Pełnimy tak dużo ról w małej firmie, że praca nie ma końca.

I choć na początku rozpierała cię duma z nowego przedsięwzięcia, a 60- czy 80-godzinne tygodnie pracy nie były problemem, bo przecież „rozwijasz biznes”, o tyle po kilku miesiącach takiej pracy przychodzi zmęczenie i wypalenie. Nic dziwnego – nikt z nas nie jest stworzony do tego, by pracować po kilkanaście godzin dziennie!

Problemem jest nie tyle ilość pracy, co jej „gęstość”, czyli to, czy w ciągu tych 60 godzin faktycznie pracujesz, czy może tracisz mnóstwo czasu na przełączanie się między zadaniami, walkę z rozproszeniami i prokrastynacją.

Cal Newport, ojciec terminu „praca głęboka” mówi, że:

„40-godzinny tydzień pracy w blokach czasowych jest tak samo efektywny, jak ponad 60-godzinny tydzień pracy bez struktury”.

Cal Newport, autor książki Praca Głęboka

Praca bez struktury powoduje, że tracisz i czas, i energię. Bez ram, nie tylko twoja praca nie ma końca, ale i nie znajdujesz czasu na to, co naprawdę ważne. Ani się obejrzysz, a jesteś przy biurku od rana do wieczora. Kosztem życia prywatnego, snu i satysfakcji z tego, że wreszcie budujesz coś swojego.

Jednym z najlepszych sposobów, by temu zapobiec, jest prosta technika produktywności, czyli praca w blokach czasowych. Dziś o tym, jakie bloki czasowe ustawić w małym biznesie, żeby uporządkować działania i robić więcej ważnych zadań, poświęcając im mniej czasu.

Praca w blokach czasowych: Podstawy

Praca w blokach czasowych jest prosta. Wystarczy, że wydzielisz w ciągu dnia (albo tygodnia – o czym za chwilę) czas, w którym skupiasz się na jednym zadaniu lub rodzaju zadań. Bloki czasowe zakładają, że zamiast traktować zadania „linearnie” (coś należy zrobić – robię to), łączymy je w grupy i wykonujemy je razem.

Po co? Żeby zajmowały mniej czasu! Koszt przełączenia się pomiędzy zadaniami może wynosić od 20 do nawet 75% czasu potrzebnego na zadanie, a praca w blokach czasowych pomaga się z tym uporać.

To szczególnie ważne, gdy jesteś twórcą, freelancerem czy przedsiębiorcą. Dzięki planowaniu tygodnia pracy w blokach wreszcie odzyskujesz kontrolę nad własnym czasem, świadomie decydując, kiedy jest czas na pracę strategiczną (tak ważny w małym biznesie CEO Day), a kiedy na pracę dla klienta.

Jeśli już przekonałam cię, że praca w blokach czasowych ma sens, pora na kilka przykładów:

Praca w blokach czasowych czy tematycznych? Co wybrać?

Blokowanie może odbywać się nie tylko w kalendarzu (czas), ale także na twojej liście zadań (tematy). Dlatego warto pamiętać, że możemy wyróżnić 3 rodzaje bloków:

1. Bloki czasowe

To wydzielenie czasu na pracę nad jednym zadaniem. Bloki czasowe tworzysz intuicyjnie, na przykład planując, że w godzinę skończysz ofertę czy napiszesz tekst. W bloku czasowym nie tyle ważne jest konkretne zadanie, co czas, który na niego przeznaczasz.

👉 PRZYKŁAD: 1 godzina pracy w wysokim skupieniu (sesja skupienia) dwa razy w tygodniu

2. Bloki tematyczne

Czyli połączenie ze sobą podobnych zadań, aby skrócić czas ich wykonywania. Łączenie ze sobą zadań sprzyja skupieniu, ponieważ nie następuje tzw. przełączanie kontekstów. Bardzo często łączone z blokiem czasowym, ponieważ w ten sposób daje o wiele więcej korzyści.

👉 PRZYKŁAD: 2 godziny poświęcone na stworzenie wszystkich postów na social media na tydzień zamiast pisanie po jednym poście dziennie

3. Dni tematyczne

Jeśli chcesz połączyć ze sobą nie tylko podobne zadania, ale i podobne grupy zadań, to bloki tematyczne możesz zamienić na dni tematyczne. To idealne rozwiązanie, jeśli chcesz regularnie zajmować się większymi tematami oraz jeśli chcesz mieć bardziej poukładany tydzień.

👉 PRZYKŁAD: Dzień contentowy, w którym nie tylko tworzysz posty na social media, ale i wszystkie treści na dany tydzień i miesiąc, na przykład: newsletter, podcast, wideo i wpisy na bloga.

11 pomysłów na bloki czasowe i tematyczne w małej firmie

Teoria jest prosta, ale jakie bloki czasowe NAPRAWDĘ przydadzą się w małej firmie? Nie chodzi przecież o to, żeby 4 na 5 dni w tygodniu było blokiem tematycznym bieżączek czy odbierania maili, prawda? :)

W moim małym biznesie bardzo chętnie korzystam z dni tematycznych i nie wyobrażam sobie pracy bez co najmniej jednego z nich. Jeśli chcesz posłuchać, jak zorganizowana jest moja firma, możesz posłuchać tego odcinka podcastu:


🎧POSŁUCHAJ TAKŻE: Jak organizuję się w małym biznesie, by pracować mniej i osiągać więcej?


Poniżej zebrałam najważniejsze dni tematyczne, o których warto pomyśleć, gdy pracujesz na swoim. Nie chodzi o to, żeby planować każdy z nich! Wybierz te, które ci pasują. Zmieniaj, poprawiaj i próbuj tak, by twój biznes działał tak, jak chcesz!

1. Sesja skupienia

Jeśli twoja praca polega na tworzeniu treści, koniecznie pomyśl o wprowadzeniu do swojego kalendarza bloku czasowego na tzw. pracę głęboką, czyli na sesje skupienia. To ograniczony czas, w którym maksymalnie koncentrujesz się na najważniejszych zadaniach wymagających dużo kreatywnego lub analitycznego myślenia. Pisanie książek, artykułów, praca analityczna – to idealny materiał na sesje skupienia.

Więcej o sesjach skupienia posłuchasz (i przeczytasz!) tutaj:

📖 CZYTAJ TAKŻE: Jak tworzyć więcej, pracując mniej? O sesjach skupienia

2. Czas na komunikację

Jeśli na pytanie „kiedy sprawdzasz maile lub social media” odpowiadasz: „Wtedy, kiedy przyjdzie nowa wiadomość”, to wiedz, że bardzo mocno potrzebujesz wydzielonego czasu na komunikację! Pisanie wiadomości, czytanie komentarzy jeśli promujesz się w social media jest ważne, ale jeśli jesteś ciągle online, nie masz czasu na nic innego! Wydziel godzinę rano i po południu na maile czy komunikację, a środek dnia pozostaw na ważniejsze zadania.

3. Dzień na marketing

To czas, w którym przygotowujesz materiały na media społecznościowe czy bloga. Piszesz, nagrywasz wideo czy podcast. Dzięki temu nie tylko masz z głowy treści na cały tydzień, ale możesz strategicznie przygotować je w odpowiednich kategoriach. Możesz też oddzielić tworzenie content marketingu od promocji. Wtedy w tym pierwszym tworzysz treści, a w tym drugim szukasz nowych sposobów na promocję, na przykład szukasz nowych partnerstw, pracujesz nad affiliacjami i tak dalej.

4. Dzień spotkań

Planując tydzień z góry, możesz poświęcić jeden dzień na spotkania, zamiast rozrzucać je po kalendarzu. Pamiętaj, że spotkania zajmują dużo nie tylko dużo czasu, ale i… dużo głowy. Zwykle przed i po spotkaniu potrzebujesz buforu, by przestawić się z trybu „praca” na tryb „spotkanie”. To dlatego w dni ze spotkaniami jest ci trudno zrobić coś innego. Dzień spotkań pomoże ci skupić się na swoich klientach, by potem… skupić się na reszcie pracy.

5. Dzień pracy dla klientów

Dzień, w którym wykonujesz całą pracę dla klientów. Jeśli pracujesz w usługach, prawdopodobnie będzie ich więcej niż jeden. ;) Ważne, by w tym czasie zająć się tylko pracą „na zewnątrz” – pisaniem, projektowaniem, robieniem zdjęć, przygotowywaniem raportów. Co ważne, jeśli twoja praca nie polega na spotkaniach z klientami (nie jesteś coachem czy nauczycielem), najlepiej oddzielić ten dzień od dnia spotkań.

6. Dzień produktowy

Jeśli tworzysz produkty, warto poświęcić im osobny dzień. Możesz podczas tego dnia poświęcić czas na tworzenie nowych produktów (na przykład raz w miesiącu), a także zająć się ich poprawianiem. Pamiętaj, że to również dobry dzień na dyżury w twoich kursach online – Q&A z kursantami, odpowiadanie na pytania w grupie i tak dalej.

7. CEO DAY

Jeden z najważniejszych dni tematycznych w małym biznesie. Dzień CEO to czas na strategiczną pracę NAD twoim biznesem, a nie W twoim biznesie. To czas na analizy (marketingowe, biznesowe, sprzedażowe), strategiczne planowanie, ważne decyzje dotyczące dalszych kierunków pracy.

👉 Czytaj więcej: Jak znaleźć czas na rozwój małego biznesu? Pomoże CEO DAY

8. Dzień administracyjny

Jeśli chcesz, możesz oddzielić sprawy administracyjne w swoim biznesie od strategicznego CEO Day. W dniu administracyjnym przygotowujesz faktury, dokumenty, sprzątasz w mailach, narzędziu do zadań czy na biurku. ;) Słowem – zamieniasz się na chwilę we własną asystentkę / asystenta i porządkujesz pracę tak, żeby na co dzień lepiej ci się pracowało. Dzień administracyjny może wypadać raz na miesiąc czy raz na kwartał.

9. Dzień na networking

Potrzebujesz czasu na poznawanie nowych przedsiębiorców i szukanie okazji biznesowych? Być może dzień na networking będzie rozwiązaniem! Możesz poświęcić go na uczestnictwo w wyzwaniu, wsparcie innych w grupach na Facebooku, czy nawet nawiązywanie znajomości na Instagramie.

Osobiście nie zachęcam do robienia networkingowego dnia zbyt często, bo przecież chodzi o to, żeby pracować, a nie networkować. ;) W zamian za to możesz wdrożyć nawyk regularnego, strategicznego kontaktowania się z innymi przedsiębiorcami czy potencjalnymi klientami, który nazywam „Rock & relacje” (więcej o tym kiedy indziej).

10. Dzień rozwoju osobistego

Stephen Covey powiedziałby, że to dzień „ostrzenia piły” – moment, w którym zajmujesz się sobą, a nie swoją firmą. Możesz wtedy się uczyć, zadbać o swoją duchowość, zdrowie, czytać inspirujące książki (albo zupełnie zwykłe!), spotykać się ze znajomymi. Zazwyczaj to weekend, ale kto wie? Może chcesz zaszaleć i poświęcić na to któryś z dni tygodnia!

11. Dzień na odpoczynek

Czyli dzień, w którym nie robisz i nie planujesz NIC konkretnego (co nie znaczy, że nie sam dzień nie powinien być zaplanowany!). Odpoczywaj tak, jak lubisz (pamiętaj, że jest aż 7 rodzajów odpoczynku!), najlepiej bez social mediów (albo telefonu w ogóle). Warto od czasu do czasu zrobić taki dzień w środku tygodnia – w końcu pracujesz dla siebie i należą ci się małe wagary. ;)

Praca w blokach czasowych: jak zacząć w małym biznesie?

Jeśli od tych wszystkich pomysłów boli cię głowa, to podpowiadam – nie musisz ich wszystkich wprowadzać od razu! Jeśli miałabym wybrać jeden, najważniejszy blok czasowy, który najszybciej rozwinie twoją firmę i zaoszczędzi ci najwięcej czasu, byłby to CEO Day.

CEO Day to wydzielony czas na pracę NAD firmą, a nie w firmie. Może to być cały dzień (blok tematyczny) albo godzina w tygodniu (blok czasowy), kiedy nie zajmujesz się bieżącą pracą, ale planujesz, budujesz systemy czy procesy i zajmujesz się najważniejszymi działaniami w swojej firmie.

Podstawą sprawnego przeprowadzenia CEO Day, jak i każdego innego bloku czasowego, jest dobry system. System, czyli zbiór bardzo konkretnych zadań, ułożonych strategicznie. W końcu zupełnie inne rzeczy ważne są na poziomie tygodnia, a inne warto podsumować i zaplanować, gdy kończy się rok. Taki system, w postaci zgrabnych checklist, zebrałam w pakiecie Planuj jak CEO.

Planuj jak CEO nauczy cię, jak organizować zaplecze i planować przyszłość twojego biznesu, by pracować mniej, zarabiać więcej i to bez poświęcania swojego życia prywatnego, rodziny czy snu.

Więcej na temat Planuj jak CEO dowiesz się poniżej:

PLANUJ JAK CEO

Pakiet Planuj jak CEO to zestaw checklist, które ułożą twój mały biznes w mniej niż godzinę. Otrzymasz gotowy system organizacji, by twoja firma przynosiła więcej pieniędzy i satysfakcji… bez poświęcania jej więcej czasu.

Zamiast uczyć się, CO planować i analizować, w kilka minut przekopiuj checklisty do ulubionego narzędzia i od jutra zacznij Planować jak CEO – strategicznie!

Praca w blokach czasowych z Planuj jak CEO - checklistami do organizacji małego biznesu

A jakie bloki tematyczne ty zaplanujesz u siebie? Koniecznie daj mi znać w komentarzu!