
Jako soloprzedsiębiorca, musisz mieć wszystko pod kontrolą: od zarządzania klientami, przez projekty, aż po codzienne zadania. Gdy twój biznes działa sprawnie i realizujesz kilka projektów naraz, warto przesiąść się z planowania ad-hoc na porządne narzędzie do zarządzania zadaniami.
Pytanie brzmi: które narzędzie do zarządzania zadaniami wybrać? Co pomoże Ci opanować projekty dla klientów, własny marketing i zarządzanie firmą tak, żeby nie utonąć w morzu zadań i priorytetów?
Przyjrzyjmy się bliżej kilku popularnym narzędziom do zarządzania zadaniami soloprzedsiębiorcy, które mogą być dla Ciebie idealne.
Trello

Trello to narzędzie do zarządzania zadaniami znane ze swojej prostoty i intuicyjnego interfejsu. To niezły wybór dla soloprzedsiębiorców, którzy preferują wizualne zarządzanie projektami. Trello pozwala łatwo tworzyć, przemieszczać i organizować zadania w formie kart, co pomaga przy zarządzaniu prostymi projektami lub listami rzeczy do zrobienia.
Wersja podstawowa Trello jest darmowa, co jest dużą zaletą, jeśli dopiero zaczynasz. Plany płatne zaczynają się od 5 USD miesięcznie na użytkownika i oferują zaawansowane funkcje, takie jak automatyzacje i bardziej rozbudowane integracje.
Jednak Trello ma swoje ograniczenia – gdy Twoja firma zaczyna się rozwijać i projekty stają się bardziej złożone, może nie sprostać wszystkim wymaganiom, zwłaszcza jeśli potrzebujesz zaawansowanego zarządzania projektami czy większej automatyzacji.
Za:
- Łatwość obsługi: Intuicyjny interfejs oparty na kartach i listach.
- Elastyczność: Możliwość dostosowania tablic do własnych potrzeb.
- Integracje: Szeroka gama integracji z innymi narzędziami.
Przeciw:
- Brak zaawansowanych funkcji: Ograniczona funkcjonalność dla bardziej skomplikowanych projektów.
- Skalowalność: Może nie wystarczyć dla większych firm lub zespołów.
- Automatyzacja: Ograniczone możliwości automatyzacji procesów.
Asana

Asana to oczywisty wybór wielu soloprzedsiębiorców. Jest bardziej zaawansowana, idealna do obsługi złożonych projektów czy pracy z podwykonawcami czy klientami. Asana ma sporo funkcji, które pomagają w monitorowaniu postępów, planowaniu pracy i zarządzaniu zadaniami na różnych poziomach skomplikowania. To świetne narzędzie, jeśli potrzebujesz rozbudowanego systemu do zarządzania wieloma projektami jednocześnie, z możliwością tworzenia osi czasu, podzadań i raportów.
Jeśli chodzi o ceny, Asana oferuje darmowy plan podstawowy, ale bardziej zaawansowane funkcje dostępne są w planie Premium, który kosztuje 10,99 USD miesięcznie na użytkownika, lub w planie Business za 24,99 USD.
To dobre narzędzie do zarządzania zadaniami, gdy chcesz po prostu zarządzać dobrze zarządzać projektami, ale niewystarczające, jeśli chcesz zamienić swoje narzędzie do zadań w prawdziwe biznesowe centrum zarządzania.
Za:
- Zaawansowane funkcje: Oferuje wiele narzędzi do monitorowania postępów, raportowania i planowania.
- Zarządzanie zespołem: Doskonałe do pracy w zespole, szczególnie małym (ty + 1 podwykonawca czy klient)
- Integracje: Bogata oferta integracji z innymi narzędziami i aplikacjami, m.in. Zapier.
Przeciw:
- Poziom skomplikowania: Wymaga czasu na opanowanie wszystkich funkcji.
- Koszt: Może być zbyt drogie dla soloprzedsiębiorcy w początkowej fazie działalności.
- Funkcje: Mało opcji prawdziwego dostosowania widoku listy zadań do użytkownika
Todoist

Todoist to narzędzie skupiające się na prostocie i efektywności, idealne dla soloprzedsiębiorców, którzy cenią sobie minimalizm i szybki dostęp do zadań. Dzięki Todoist możesz łatwo tworzyć i zarządzać zadaniami, organizując je w projekty, a także ustawiać priorytety i terminy. Todoist najlepiej sprawdza się jako osobisty menedżer zadań, szczególnie dla osób, które działają solo i nie potrzebują zaawansowanych funkcji.
Aplikacja jest darmowa, ale oferuje również plan Premium za 4 USD miesięcznie, który dodaje funkcje takie jak przypomnienia, etykiety i filtrowanie zadań.
Todoist to dobry wybór, jeśli chcesz zorganizować się przede wszystkim prywatnie i szukasz prostego, ale funkcjonalnego narzędzia do zarządzania. Dla bardziej złożonych projektów, zespołów lub pracy z klientem może okazać się niewystarczający.
Za:
- Prostota: Łatwe do nauczenia i używania, idealne do codziennych zadań.
- Mobilność: Doskonała aplikacja mobilna, która synchronizuje się z innymi urządzeniami.
- Personalizacja: Możliwość dostosowania do własnych potrzeb i stylu pracy.
Przeciw:
- Ograniczone funkcje: Brak zaawansowanych narzędzi do zarządzania projektami.
- Brak zaawansowanej współpracy: Nie najlepsze dla zespołów.
- Skalowalność: Może nie wystarczyć, gdy firma będzie się rozwijać.
Notion

Notion to niezwykle wszechstronne narzędzie do zarządzania zadaniami, które może pełnić rolę zarówno menedżera zadań, jak i notatnika, bazy wiedzy, a nawet prostego systemu CRM. Sama kocham Notion za elastyczność i możliwość personalizacji – tu znajdziesz aż 13 zastosowań Notion. Możesz tam stworzyć wszystko – od prostych list zadań po złożone bazy danych.
Notion oferuje darmowy plan, który jest wystarczający do podstawowego zarządzania zadaniami i notatkami, ale bardziej zaawansowane funkcje dostępne są w planie Plus za 10 USD miesięcznie na użytkownika lub w planach dla zespołów, które kosztują od 15 USD miesięcznie na użytkownika.
Jedną z kluczowych zalet Notion jest możliwość integracji wielu funkcji w jednym narzędziu, co eliminuje potrzebę korzystania z kilku różnych aplikacji. Ale to, co jest jego zaletą, może być jednocześnie przekleństwem – Notion nie oferuje żadnych gotowych rozwiązań. To aplikacja, w której każdy projekt, widok i listę zadań musisz budować samodzielnie. Z tego powodu nie polecam jej dla tych, którzy potrzebują narzędzia, które działa od razu.
Za:
- Wszechstronność: Możliwość integracji zarządzania zadaniami, notatek, baz danych i dokumentów w jednym miejscu.
- Personalizacja: Możliwość dostosowania interfejsu i stron do własnych potrzeb.
- Wszystko w jednym: Eliminacja potrzeby korzystania z wielu różnych narzędzi.
Przeciw:
- Czas: Wymaga zbudowania sobie całego interfejsu od zera.
- Brak zaawansowanych funkcji dla zespołów: Współpraca w większych zespołach może być ograniczona w porównaniu do dedykowanych narzędzi.
ClickUp

ClickUp to narzędzie, które szczególnie polecam soloprzedsiębiorcom, którzy planują dynamiczny rozwój swojej firmy. Jest jednym z najbardziej wszechstronnych w zestawieniu, bo oprócz zarządzania projektami, pomaga też zarządzać dokumentami, celami biznesowymi, a nawet mierzyć czas. ClickUp będzie rósł razem z Twoją firmą, umożliwiając dodawanie nowych funkcji i opcji w miarę, jak dochodzić będą kolejne projekty i obowiązki.
ClickUp oferuje darmowy plan, który już na starcie zawiera o wiele więcej funkcji, niż wiele płatnych rozwiązań konkurentów, a plany premium zaczynają się od 7 USD miesięcznie na użytkownika.
Dla soloprzedsiębiorcy, który potrzebuje skalowalnego narzędzia do zarządzania zadaniami z możliwością automatyzacji i pełnej personalizacji, ClickUp może okazać się strzałem w dziesiątkę, chociaż jego rozbudowane funkcje mogą na początku wymagać nieco więcej czasu na naukę.
Za:
- Wiele funkcji: ClickUp łączy zarządzanie zadaniami, projektami, czasem i dokumentami w jednym miejscu.
- Skalowalność: Idealne dla firm w fazie wzrostu, które potrzebują elastycznego narzędzia rosnącego wraz z nimi.
- Personalizacja: Możliwość dostosowania interfejsu i funkcji do własnych potrzeb.
- Automatyzacja: Zaawansowane opcje automatyzacji, które oszczędzają czas.
Przeciw:
- Poziom skomplikowania: Może wymagać czasu na opanowanie pełnego zakresu funkcji.
- Koszt: W pełni funkcjonalne wersje mogą być droższe, ale wartość, jaką oferują, jest tego warta.
Które narzędzie do zarządzania zadaniami wybrać?
Jak zawsze: to zależy. :)
Każde z omawianych narzędzi ma swoje mocne i słabe strony, a wybór odpowiedniego narzędzia zależy od specyfiki Twojego biznesu oraz etapu, na którym się znajduje.
- Notion: tylko jeśli chcesz pobawić się układaniem interfejsu pod siebie
- Trello i Todoist: gdy planujesz prywatne zadania i nie masz zamiaru współpracować z klientami czy podwykonawcami
- Asana: gdy potrzebujesz narzędzia do zarządzania projektami i… tylko tego
- ClickUp: gdy chcesz, by narzędzie rosło razem z Tobą
Osobiście uważam, że warto wybrać narzędzie raz, a porządnie – i dlatego stawiam na te, które mogą rosnąć razem z moją firmą. W tym zestawieniu ClickUp wyróżnia się jako najbardziej wszechstronne narzędzie, oferując zaawansowane funkcje, które pomogą Ci zorganizować pracę na każdym etapie rozwoju.
To właśnie ClickUp pozwala mi najlepiej organizować i automatyzować zadania – jeśli chcesz nauczyć się mojego systemu, zapisz się na listę oczekujących programu Zorganizuj i Zautomatyzuj.
A z jakiego narzędzia Ty korzystasz? Daj znać w komentarzach!
Używałam wszystkich narzędzi, o których piszesz, ale żadne mi nie podeszło. To znaczy wciąż bardzo lubię Notion, ale nie do zadań, a do gromadzenia ustrukturyzowanej wiedzy (np. książka kucharska czy biblioteka). Wiedzę bez struktury trzymam od niedawna w Capacities.
Najdłużej próbowałam przekonać się właśnie do Clickupa, ale ilość funkcji w jego interfejsie mnie przytłaczała. Dodatkowo jego filozofia działania „zaplanuj to na dany dzień i zrób, albo ci to przeterminujemy” (możliwa do obejścia, ale w nieodpowiadający mi sposób) okazała się dla mnie źródłem stałego stresu.
Finalnie (well, jak do tej pory finalnie) odkryłam, że istnieje mało znana aplikacja Timestripe, która opiera się na planowaniu zadań na:
– dany dzień
– dany tydzień
– dany miesiąc
– dany rok
– kiedyś w życiu
a jeśli tego zadania nie zrealizuję w terminie (i nie jest powtarzalne), automatycznie przechodzi na kolejny dzień / tydzień / miesiąc / rok. Wygląda to trochę jak timelogi w bullet journal, tylko jest cyfrowe, więc nic nie trzeba przepisywać (alleluja!!!).
Ponieważ moje postrzeganie czasu to „dzisiaj, w bliskiej przyszłości, w dalszej przyszłości, nie wiem kiedy”, a stan zdrowia często rozwala moje plany na dany dzień, Timestripe jest dosłownie pierwszą znaną mi aplikacją, która odpowiada na moje potrzeby. I to nie mimochodem, nie na siłę. To jest fundament jej działania, łącznie z dawaniem szerszego obrazu – wszystkie perspektywy czasowe można wyświetlić na pasach koło siebie.
Drugi widok to przypisywanie zadań do list na tablicach, w czym przypomina Trello – każdy projekt lub sfera życia może mieć swoją tablicę. Zarówno dodawanie dat do pozycji w tablicach, jak i tablic do zadań na dany okres jest opcjonalne :)
Dodatkowo interfejs jest bardzo prosty, wręcz minimalistyczny, więc nie rozprasza mnie ilość funkcjonalności.
Aktualnie mam tam zadania bieżące, większe projekty, cele, rutyny, pomysły i listy zakupów.
Rozpisałam się, ale to mało znana aplikacja, a uważam, że może się przydać wielu ludziom. Moje ADHD dobrze się z nią dogaduje :D
Na koniec minus (duży): darmowa wersja jest bezużyteczna.
A widzisz, nie znałam tego narzędzia! Brzmi dobrze jako połączenie właśnie takiego prywatno-firmowego planowania.
A ja działam na naszym polskim NOZBE. Poznałam go przez Asię Piechocką, która bardzo fajnie uczy jego obsługi. Polecam Nozbe i Asię oczywiście.
Pozdrawiamy Agatę. :) Też kiedyś polecałam Nozbe, mam sporo treści na blogu na ten temat i dalej uważam, że to OK narzędzie, jeśli po prostu chcesz się zorganizować prywatnie!
Ja korzystam z Notion i z TickTick. :-)
I jak się takie combo sprawdza? :)
Ja przeszłam Notion, Asanę, było też Evernote, od jakiegoś czasu korzystam z ClickUp.
Ucząc się go poustawiałam sobie różne rzeczy po czym okazuje się, że „wyklikałam” ilość darmowych zastosowań. Póki co testuję czy faktycznie płatne opcje są mi potrzebne zanim kupię (bo trochę tych licencji i abonamentów już mam).
Zastanawiam się też nad wprowadzeniem w swoim usługowym biznesie czegoś takiego jak „Portal Klienta” – w Clickup możliwe tylko w wersji płatnej żeby to dobrze poustawiać (Dashbordy).
To mnie niestety trochę zniechęciło i zastanawiałam się nad powrotem do Notion bo tam mamy praktycznie wszystko darmowe – ale właśnie to że muszę tam wszystko sama poustawiać chyba zniechęca jeszcze bardziej i póki co Notion traktuję jako bazę notatek.
Mimo wszystko – chciałabym móc mieć wszystko w jednym miejscu a nie „rozwalone” po różnych aplikacjach.
Podsumowując: jestem na etapie lewitowania Notion / ClickUp i podglądam jak inni używają i jak to ogarnąć.
Ola! Portal klienta można spokojnie zrobić też w opcji ClickUpowych notatek. :)
Jeśli potrzebujesz ogarnąć CU i mieć wszystko w jednym miejscu, to dużo podpowiadam o tym w kursie Zorganizuj i Zautomatyzuj – http://ceolab.pl/zz
Ja korzystam z kalendarza Google – ma wszystkie funkcje, których potrzebuję (łącznie z zarządzaniem zespołem czy dzieleniem się zadaniami z rodziną). Polecam!