Technika Pomodoro: kompletny przewodnik dla nowicjuszy

Technika Pomodoro to jeden z najprostszych i najbardziej popularnych systemów produktywności na świecie. Korzysta z niego ponad 2 miliony ludzi – od studentów po prezesów wielkich spółek. Technika Pomodoro: kompletny przewodnik dla nowicjuszy przeprowadzi cię przez wszystkie zasady techniki Pomodoro i pokaże, jak w prosty sposób wdrożyć je u siebie.

Ten tekst jest częścią miesiąca tematycznego o prokrastynacji. W jego ramach zapisani do newslettera otrzymają dodatkowe materiały wspierające walkę z odwlekaniem. Zachęcam też do odwiedzania lifegeekowego instagrama, gdzie pojawią się użyteczne anty-prokrastynacyjne lifehacki.

Technika Pomodoro – o co chodzi?

Pomodoro to technika zarządzania czasem wymyślona w latach 90tych przez niemieckiego przesiębiorcę i doradcę biznesowego Francesco Cirillo. Jej nazwa pochodzi od… kuchennego minutnika w kształcie pomidora, który był jednym z podstawowych narzędzi do pomiaru czasu podczas pracy z Pomodoro.

Dziś Pomodoro wspierają aplikacje (a nawet zwykły zegarek!), bo technika jest banalnie prosta. Zbierz wszystkie zadania na dany dzień, podziel je na mniejsze części i pracuj w „sprintach” przerywanych krótkimi przerwami na odpoczynek. Podczas jednego „sprintu” (zwanego po prostu „Pomodoro” albo po polsku, swojsko – pomidorem) nie zajmuj się niczym innym: nie odrywaj od pracy, nie odbieraj telefonów, nie sprawdzaj mediów społecznościowych.

Dzięki temu będziesz w stanie dłużej i lepiej utrzymać koncentrację, a także zrealizować więcej zadań bez zbędnego przemęczenia.

Technika Pomodoro – zasady

Technika Pomodoro ma swoje podstawowe zasady i konkretne interwały czasowe, w których należy pracować:

1.Stwórz listę zadań

Niezależnie, jak pracujesz – czy wyznaczasz sobie tylko kilka celów na dany dzień, czy dokładnie wszystko spisujesz – w kalendarzu, Nozbe czy dowolnym innym narzędziu, zacznij od stworzenia listy zadań do wykonania. Ewentualnie – sprawdź listę, którą stworzyłeś poprzedniego dnia.

Posortuj zadania względem ważności, tak by móc robić je po kolei.

2. Wybierz zadanie do wykonania

Jeśli masz już stworzoną listę, to będzie najprostszy krok. Weź pierwsze zadanie z listy i określ, ile Pomodoro ci zajmie. Pamiętaj, że nie musisz zakończyć zadania w trakcie trwania jednego pomidora!

Jeśli masz tendencję do prokrastynacji, to serdecznie polecam ci przejrzenie mojej Checklisty Prokrastynatora, dzięki której w łatwy sposób pozbędziesz się wszystkich wymówek i rozpraszaczy, które mogą dopaść cię w trakcie pracy. Checklistę Prokrastynatora otrzymasz zapisując się na bezpłatne #WyzwaniePlanowanie – startuje już 27 marca!

3. Ustaw zegar, minutnik lub dowolną aplikację do Pomodoro na 25 minut

Jedno „Pomodoro” w systemie Cirillo to właśnie 25 minut.

4. Pracuj przez 25 minut

Pracuj tak długo, aż zadzwoni minutnik. Nie odrywaj się od pracy. Jeśli skończysz wcześniej, nie pauzuj minutnika, a dorzuć do pomidora jedno mniejsze zadanie, by wypełnić 25 minut.

5. Zrób 5 minutową przerwę

Po 25 minutach zrób sobie krótką przerwę. W tym czasie postaraj się zmienić otoczenie i oderwać od pracy. Jeśli siedziałeś przy komputerze – idź po wodę. Jeśli był to intensywny wysiłek fizyczny – usiądź na chwilę.

6. Zrób dłuższą przerwę po 4 Pomodoro

Każde 4 wykonane Pomodoro (plus 3 przerwy!) zasługują na jedną dłuższą przerwę. Cirillo zaleca 20-30 minut przerwy na rozruszanie się, relaks i oderwanie od pracy.

Powtarzaj cykl kilka razy w ciągu dnia (nie musisz pracować tak przez cały czas!) aby osiągnąć satysfakcjonujące cię efekty. Po każdym skończonym zadaniu odznacz je na swojej liście zadań – na kartce lub w narzędziu do planowania. Dzięki temu szybko zobaczysz postęp i dużo łatwiej będzie ci zmotywować się do pracy.

Pomodoro w praktyce

Jak widzisz, to banalny sposób na pracę w skupieniu i bez rozproszeń. Właśnie jego prostota jest taka pociągająca!

Ja w technice Pomodoro pracuję od zawsze – codziennie staram się przepracować w ten sposób przynajmniej dwie godziny, czyli jeden pełny cykl Pomodoro. Zazwyczaj robię wtedy o wiele więcej, niż przez resztę dnia!

Ale jak każdy prosty system, Pomodoro wymaga kilku dodatkowych zasad i wyjaśnień, by działał jak najlepiej. Oto one:

• Każde zadanie podziel na tyle Pomodoro, ile potrzebujesz – nie chodzi o to, żeby duże i skomplikowane zadania robić w 25 minut!
• Jeśli zadanie zajmuje ci więcej, niż 5-7 Pomodoro, oznacza, że jest bardziej projektem, niż zadaniem – podziel je na mniejsze części.
• Pomodoro jest niepodzielne – jeśli coś zajmuje ci mniej czasu, dorzuć do jednej sesji dodatkowe zadanie. W miarę możliwości nie pauzuj Pomodoro.
• Nie zniechęcaj się – każde kolejne Pomodoro będzie łatwiejsze od poprzedniego
• Pomodoro używaj tylko do pracy, nie planuj w ten sposób czasu wolnego!

Z moich własnych doświadczeń wynika jeszcze jedna zasada. Nie zawsze 25 minut to odpowiedni czas na pracę. Zdarza się, że przy bardziej skomplikowanych zadaniach po 25 minutach jesteś jeszcze „w lesie” i nie chcesz odrywać się od roboty.

Dlatego warto poeksperymentować trochę z interwałami czasowymi. Jeśli jesteś w stanie pracować bez rozproszeń dłuższy czas, możesz spróbować np. z metodą 50 minut pracy, 10 minut odpoczynku.

Nie polecam natomiast jeszcze dłuższych okresów pracy. Cała idea Pomodoro tkwi w tym, żeby w czasie jednego „sprintu” nie rozpraszać się kompletnie niczym – nie odbierać „ważnych” telefonów, SMSów czy maili, nie chodzić po wodę ani siku. ;)

Zazwyczaj 25 minut w zupełności wystarcza, by odsunąć od siebie wszystkie pokusy. Nawet, jeśli dzwoni znajomy czy rodzina, to w 9 przypadkach na 10 nic się nie stanie, jak oddzwonisz za 20-30 minut. Przy godzinnych czy dłuższych interwałach pokusa może być zbyt wielka, by jej nie ulec.

Technika Pomodoro – jak zacząć?

Do pracy z techniką Pomodoro nie potrzeba żadnych skomplikowanych narzędzi. W wersji podstawowej wystarczy kartka papieru i dowolny minutnik – kuchenny lub w telefonie.

Na rynku jest też sporo przeróżnych aplikacji i stron, które oferują odliczanie czasu czy grupowanie zadań zgodnie z metodą Pomodoro. Pojawi się o tym tekst w stosownym czasie.

Ja równiesz szykuję małą niespodziankę, więc stay tuned! ;)

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat samej techniki Pomodoro, warto też zajrzeć na oficjalną stronę Francesco Cirillo. Znajdziesz tam też wiele informacji na temat wdrażania tej techniki w zespołach czy organizacjach. Można też skusić się na książkę o Pomodoro czy szkolenie, ale jeśli zamierzasz stosować tę metodę wyłącznie do własnej pracy, informacje zawarte tu czy na blogu Pomodoro w zupełności ci wystarczą.

Dla kogo Pomodoro?

Na koniec niezwykle ważna rzecz – zdaję sobie sprawę, że Pomodoro nie będzie techniką dla każdego.

Sprawdzi się ona przede wszystkim w zawodach kreatywnych, szczególnie jeśli do wykonania są konkretne zadania. A prościej – zaprojektowanie, napisanie, zaprogramowanie czegoś. Głównie dlatego, że Pomodoro ma pomóc rozpocząć zadanie i ułatwić skupienie się na nim, co bywa zmorą przy pracy umysłowej.

Pomodoro świetnie sprawdzi się też u zawodowych prokrastynatorów, o czym pisałam wspominając o 11 sztuczkach wspierających produktywność. Perspektywa pracy przez krótki okres czasu nie jest taka straszna, a i przerwa ułatwia zaspokojenie swojego FOMO. ;)

Tradycyjnie daj znać, jak podoba ci się technika Pomodoro i czy będziesz jej używać. Aha – ten tekst oczywiście też powstał dzięki technice Pomodoro! ;)

Zdjęcia w tekście: Luca Mascaro, Marko Verch